[職場] 英文書信 - 基本格式/架構介紹

From: Joseph Chen <joseph_chen@nthu.edu.tw>
To: Caroline Channing <caroline.channing@ntu.edu.tw> (1)
Cc: Max Black <max.black@bu.edu.com> (2)
Bcc: Sophie Huang <sophie.huang@harvard.edu.com> (3)
Attachment: 2016MaxHomemadeCupcake.pdf (4)
Subject: New Business Model Proposal (5)




Dear Caroline Channing, (6)

Attached is the proposal for our new business model which I mentioned in our last conference in Tokyo. Please kindly give me suggestions and feedbacks after you read it.

If you have any concern or question, please feel free to let me know. (7)

Best Regards, (8)
Joseph Chen (9)

(9)
Senior Engineer,
Joseph Inc.
Tel: (02)1234-5678
Fax: (02)1234-5678
Email: joseph_chen@nthu.edu.tw
Website: http://www.facebook.com/ohjoseph86
(10)


☛ (1) 收件人 Recipient or Receiver
輸入收件人的電子信箱即可


☛ (2) 副本收件人 Carbon copy = Cc
此封信也會寄給副本收件人，主要是希望副本收件人也知道該信件的內容，在企業中Cc是很常使用的功能。


☛ (3) 隱匿副本收件人/密件副本收件人 Blind carbon copy = Bcc
收件人不會知道這封信有寄給隱匿副本收件人，但實際上隱匿副本收件人也會收到此信，而他們也會知道此封是隱匿副本，值得注意的是通常隱匿副本收件人不會回復此封信件。


☛ (4) 附件檔案 Attachment or Exclosure
值得注意的是每個郵件都有檔案上限，最好多注意。


☛ (5) 主旨 Subject
主旨必須讓收件人一目瞭然該封信關於什麼，最好讓主旨簡明扼要，例如：

- Sales Policy (銷售策略)
- Agenda for the Meeting (會議議程)
- Marketing Plans for the New Brands (新廠牌的行銷策略)
- Training Sessions for the Newcomers (新人訓練課程)


☛ (6) 稱謂語 Salutation
用途為稱呼收件者，稱謂語後可以不接標點符號，或者接逗號(,)或冒號(:)，例如：

- Dear Sir, 親愛的先生 (不知對方姓名時)
- Dear Madam, 親愛的女士 (不知對方姓名時)
- Dear Sir or Madam, 親愛的先生及女士 (可用於指稱公司全體)
- Dear Miss Chen, 親愛的陳小姐 (未婚)
- Dear Ms. Chen, 親愛的陳女士 (已婚)
- Dear Mr. Chen, 親愛的陳先生
- Dear Project Managers, 親愛的專案經理們 (對象不止一人)
- Dear Joseph, 親愛的Joseph (用於朋友)
- Ladies and Gentlemen, 不確定對方是男是女，也不知道寄件人是誰
- To Whom It May Concern, 不確定指稱的對象是誰


☛ (7) 信件內容
之後會寫文章詳細介紹，基本上要用英文寫作的邏輯。每一段落主題句表達主旨，在把細節一一表明，這樣閱讀者會非常明瞭此封信件的意義。


☛ (8) 結尾敬語 Complimentary close
是問候語或祝福語，以表示禮貌。結尾後可以接逗號(,)，或不接任何標點符號

【正式結尾敬語】
- Truly yours,
- Yours truly,
- Respectfully,
- Respectfully yours,
- Yours respectfully
- Sincerely yours,
- Yours Sincerely,

【一般結尾敬語】
- Sincerely,
- Best regards,
- Best wishes,
- Regards,
- Kind regards,


【熟識性結尾敬語】
- Take care,
- Be good,
- All the best,
- With love,
- Cheers,
- Good luck,
- Warmest regards,
- As always,
- Ciao,


☛ (9) - (10) 簽名檔 Signature
通常包含署名(Signature)、職稱(Job Title)、公司名稱(Company)、地址與電話

喬的英文筆記 Joe's English Learning Notes